De dag van de mediation: wat kunt u verwachten?

We verzamelen tussen half 10 en 10 uur en beginnen om 10 uur.
Door een halfuur te nemen voor het verzamelen worden mogelijke vertragingen (verkeer!) ingebouwd en zitten partijen niet onnodig op elkaar te wachten.

In de vergaderruimte staat een flip-over klaar waar de agenda op staat.

De agenda ziet er in de meeste gevallen als volgt uit

• Introductie: kennismaken
  Natuurlijk is er altijd koffie, thee en water beschikbaar en een goede lunch.

• Wat is mediation?
  De spelregels: vertrouwelijkheid van de mediation; vrijwilligheid; inspannen om met elkaar in gesprek te komen en de mogelijkheid van een regeling beproeven.

Door tijd te nemen voor deze introductie ontstaat er vertrouwen in elkaar, de mediator en de mediation.
Er ontstaat duidelijkheid over de dag.

De agenda, genoteerd op de flipover geeft daarbij houvast.
Partijen zien dat alle relevante zaken aan de orde komen, dat de mediator dat in de gaten houdt.
Mochten er nog onduidelijkheden bestaan dan kunnen die worden uitgesproken.

• Luisteren naar elkaars standpunten en achterliggende belangen ontdekken
  Feiten en emoties worden door beide partijen uitgesproken en met elkaar besproken: uitvragen van feiten, veronderstellingen en suggesties;
  veronderstellingen toetsen; aarzelingen uitvragen; partijen krijgen vragen van de mediator en stellen elkaar vragen;
  Wat zijn de verschillende belangen van de partijen, wat is belangrijk voor het vervolg van de schaderegeling en/of voor de verwerking van hetgeen gebeurd is. Wat vindt het slachtoffer belangrijk, wat vindt de aansprakelijke partij belangrijk?

Doel van dit agendapunt: begrip krijgen voor elkaars visies, luisteren naar elkaars standpunten en begrijpen dat een standpunt een belang vertegenwoordigd, de belangen zien en begrijpen.

• Caucus
  De mediator praat vertrouwelijk apart met partijen. Wat is er nog wat partijen dwarszit, wat is er nog niet besproken en moet nog wel besproken worden? Dit is iets wat partijen op elk gewenst moment tijdens de mediation mogen vragen; de mediator neemt hiertoe vaak het initiatief.
  Bij de aparte gesprekken wordt besproken wat wel en wat niet met de andere partij wordt gedeeld.

• Lunch
  Rond deze periode wordt de lunch genuttigd.

Na de lunch

Op de flipover noteer ik tussentijds wat met de andere partij besproken gaat worden, wat partijen belangrijk vinden, wat er verder besproken en uitgediept moet worden, welke onderwerpen en schadeposten aan de orde moeten komen.

Veelal is het een uur of 2, als bovenstaande agendapunten zijn afgerond. Het slachtoffer heeft de tijd om even te ontspannen of uit te rusten.

• Hoe verder?

Vervolgens wordt besproken hoe de dag er verder uit gaat zien.
Willen partijen afspraken maken over een definitieve schadevergoeding, dus deze dag de zaak geheel afronden, of moeten er afspraken gemaakt worden waardoor partijen op een ander moment verder kunnen werken aan de schaderegeling?

Als partijen de zaak deze dag geheel willen afronden bespreken we wat een voor alle partijen prettige werkwijze is:

1. We kunnen met alle partijen aan tafel blijven zitten en de schade bespreken.
2. Partijen kunnen ook apart van elkaar gaan zitten. Ik loop dan tussen partijen heen en weer om de onderhandelingen te begeleiden. Dat noem ik pendel-mediation.

Als partijen afspraken willen maken over het vervolg van de schaderegeling heeft het de voorkeur bij elkaar te blijven zitten om deze afspraken te maken.

• Afronding
  Aan het eind van de dag hebben partijen concrete afspraken gemaakt over schadevergoeding of over vervolgstappen die gezet moeten worden om te komen tot schaderegeling.
  
  Partijen hebben dit kunnen doen door op een constructieve wijze met elkaar te overleggen, nadat in de ochtend bij agendapunt 'Luisteren naar elkaars standpunten en achterliggende belangen ontdekken' gewerkt is aan begrip voor elkaars visies en standpunten zijn vertaald in belangen.